Kinh nghiệm thuê kho bãi cho doanh nghiệp: Những bài học rút ra từ thực tế

Vì sao doanh nghiệp thuê kho bãi thay vì tự đầu tư?

Đầu tư xây dựng hoặc mua lại kho bãi riêng thường đòi hỏi nguồn vốn lớn, thời gian thi công dài và chi phí duy trì cao. Trong khi đó, thị trường và nhu cầu lưu trữ của doanh nghiệp luôn biến động, khiến việc sở hữu kho đôi khi trở nên kém linh hoạt.

Thuê kho bãi giúp doanh nghiệp:

• Giảm áp lực vốn ban đầu: Không cần bỏ ra một khoản đầu tư hàng tỷ đồng cho đất, xây dựng và trang thiết bị;
• Dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô: Khi lượng hàng tăng hoặc giảm, doanh nghiệp có thể điều chỉnh diện tích thuê mà không phát sinh chi phí giải thể hoặc chuyển nhượng;
• Tiếp cận hạ tầng sẵn có: Hệ thống quản lý kho, bốc xếp, bảo vệ, kiểm soát nhiệt độ… được cung cấp sẵn, tiết kiệm thời gian và nhân lực;
• Tối ưu chi phí vận hành: Chỉ trả tiền cho diện tích và dịch vụ thực tế sử dụng, tránh gánh nặng chi phí cố định khi kho không hoạt động hết công suất.

Với những lợi thế này, thuê kho bãi trở thành giải pháp phù hợp cho nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị đang mở rộng thị trường hoặc có nhu cầu lưu trữ theo mùa vụ.

Những rủi ro thường gặp khi thuê kho bãi nếu không chuẩn bị kỹ

Thuê kho bãi mang lại nhiều lợi ích, nhưng nếu không chuẩn bị kỹ lưỡng, doanh nghiệp có thể gặp phải những vấn đề phát sinh gây ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và hiệu quả vận hành. Dưới đây là những rủi ro phổ biến cần lưu ý:

Hợp đồng không rõ ràng, phát sinh chi phí ẩn

Một hợp đồng thuê kho không chi tiết về điều khoản thanh toán, dịch vụ đi kèm hoặc chi phí phát sinh có thể khiến doanh nghiệp bị đội ngân sách. Các khoản như phí bảo trì, phí quản lý, phí dịch vụ ngoài giờ thường không được nêu rõ, dẫn đến tranh chấp hoặc bị động trong chi trả.

Kho không đạt chuẩn lưu trữ, ảnh hưởng chất lượng hàng hóa

Nếu kho không đáp ứng tiêu chuẩn về nhiệt độ, độ ẩm, thông gió hoặc an toàn phòng cháy chữa cháy, hàng hóa dễ bị hư hỏng, biến dạng hoặc giảm giá trị. Điều này đặc biệt nghiêm trọng với các ngành hàng cần bảo quản đặc thù như thực phẩm, dược phẩm hay linh kiện điện tử.

Vị trí xa điểm phân phối chính – tăng chi phí vận chuyển

Kho đặt quá xa trung tâm phân phối hoặc khu vực tiêu thụ sẽ kéo dài thời gian vận chuyển hàng và làm tăng chi phí nhiên liệu, nhân công. Khoảng cách xa cũng làm giảm khả năng phản ứng nhanh với đơn hàng gấp, ảnh hưởng trải nghiệm khách hàng.

Thiếu hệ thống quản lý kho hiện đại

Việc không được trang bị phần mềm quản lý kho, hệ thống mã vạch hoặc RFID sẽ khiến doanh nghiệp khó kiểm soát tồn kho, tốn thời gian cho việc nhập – xuất – kiểm hàng. Điều này dễ dẫn đến sai lệch số liệu, thất thoát hàng hóa và giảm hiệu quả vận hành tổng thể.

Kinh nghiệm thực chiến những bài học cần nhớ

Quyết định thuê kho bãi không chỉ dừng ở việc tìm được một không gian chứa hàng, mà còn là bước then chốt ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành lâu dài của doanh nghiệp. Dưới đây là những kinh nghiệm thuê kho bãi thực tiễn, rút ra từ quá trình làm việc với nhiều mô hình kho, giúp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp lưu trữ tối ưu.

Luôn khảo sát thực địa, không chỉ nhìn hình ảnh/bản vẽ

Hình ảnh quảng cáo hoặc bản vẽ thiết kế thường được tối ưu để tạo ấn tượng tốt, nhưng thực tế có thể khác biệt đáng kể. Doanh nghiệp nên trực tiếp đến kho để đánh giá diện tích thực, tình trạng nền sàn, hệ thống chiếu sáng, độ thông thoáng, lối ra vào cho xe tải và container. Ngoài ra, cần quan sát khu vực xung quanh để xem có phù hợp cho hoạt động bốc xếp, giao nhận hàng vào các khung giờ cao điểm hay không.

Đánh giá kỹ hệ thống an ninh, PCCC, bảo hiểm hàng hóa

An ninh và an toàn phòng cháy chữa cháy (PCCC) là yếu tố sống còn đối với mọi loại kho. Doanh nghiệp cần kiểm tra số lượng và vị trí camera giám sát, hệ thống kiểm soát ra vào, đội ngũ bảo vệ, cũng như quy trình xử lý sự cố. Với PCCC, kho phải có hệ thống báo cháy tự động, bình chữa cháy, vòi phun nước và lối thoát hiểm đạt chuẩn. Nếu kho cung cấp bảo hiểm hàng hóa, doanh nghiệp nên xem xét kỹ phạm vi và điều kiện bồi thường để tránh rủi ro pháp lý.

Thỏa thuận rõ quyền – nghĩa vụ trong hợp đồng

Hợp đồng thuê kho cần nêu rõ trách nhiệm của mỗi bên về bảo trì cơ sở vật chất, xử lý sự cố, chi phí điện nước, phí dịch vụ ngoài giờ, cũng như thời gian được phép xuất – nhập hàng. Đặc biệt, doanh nghiệp nên yêu cầu ghi rõ điều khoản xử lý khi một bên vi phạm cam kết, để đảm bảo quyền lợi trong trường hợp phát sinh tranh chấp.

Ưu tiên kho có sẵn dịch vụ vận chuyển hoặc tích hợp logistics

Việc kho bãi có sẵn đội xe hoặc hợp tác với các đơn vị vận chuyển sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian từ khâu lưu trữ đến phân phối. Hệ thống logistics tích hợp cũng cho phép đồng bộ hóa dữ liệu tồn kho, tối ưu lộ trình giao hàng và giảm chi phí vận hành. Đây là lợi thế đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử, xuất nhập khẩu hoặc phân phối hàng hóa nhanh.

Việc lựa chọn kho bãi phù hợp và quản lý hiệu quả khâu lưu trữ là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì dòng chảy hàng hóa ổn định, giảm thiểu rủi ro và tối ưu chi phí. Kết hợp kho bãi với hệ thống vận chuyển và phân phối chuyên nghiệp sẽ giúp tối đa hóa hiệu quả chuỗi cung ứng, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng ở mọi khu vực.

Với mạng lưới vận chuyển hiện diện toàn quốc, dịch vụ giao nhận hàng hóa doanh nghiệp đa dạng và quy trình quản lý hiện đại, Gendimex sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp một cách nhanh chóng và an toàn. Liên hệ hotline: 0965.729.290 hoặc điền thông tin vào biểu mẫu bên cạnh để được tư vấn giải pháp vận chuyển phù hợp cho nhu cầu của doanh nghiệp bạn.